🔒 Stärk er säkerhet med varningar för externa filer i Google Workspace

Identifiera riskfyllda delningar innan det blir ett problem

TL;DR: Nu lanseras en ny säkerhetsfunktion i Google Workspace som markerar filer som delas eller ägs av någon utanför din organisation. En tydlig varningssymbol visas direkt i Google Docs, Sheets och Slides – vilket hjälper dig och dina kollegor att undvika att dela känslig information av misstag. 🛡️

Vad är nytt?

En ny funktion i Google Workspace visar nu en "Extern"-etikett direkt i dokument som antingen ägs av eller är delade med användare utanför din domän. Etiketten visas i gult bredvid dokumentets titel. Klickar du på den får du mer information – inklusive en varning om att dokumentet hanteras utanför din organisation samt möjlighet att rapportera dokumentet om det verkar misstänkt.

Detta gäller i:

• Google Docs

• Google Sheets

• Google Slides

Varför är detta viktigt?

Funktionen är framtagen för att minska risken för: 

✅ Oavsiktlig delning av känslig information 

✅ Phishingförsök via delade dokument 

✅ Bristande insyn i vem som har tillgång till vad

Med varningen på plats får användare en tydlig indikation på att de bör vara försiktiga, något som stärker hela organisationens säkerhetskultur.

Vad bör du tänka på?

⚠️ Begränsningar att känna till:

• Märkningen visas inte om en intern Google-grupp har tillgång, även om gruppen innehåller externa medlemmar.

Hur aktiveras funktionen?

👩‍💻 Administratörer: Funktionen är aktiverad som standard, men kan stängas av i Admin-konsolen: Apps > Google Workspace > Inställningar för delning > Markera externa filer Du hittar inställningen under "Highlight external files".

👥 Slutanvändare: Funktionen är aktiv per automatik (om inte admin ändrat det). Det finns inga inställningar att justera för enskilda användare.

Sammanfattning

Den nya märkningen för externa filer gör det enklare att snabbt bedöma risken vid arbete med delade dokument. Det är en liten visuell detalj – men med stor betydelse för säkerheten.

Vill du veta hur du som admin kan konfigurera detta eller hur ni stärker er säkerhet i Google Workspace? 

📧 Hör av dig till oss på sales@adapty.se 

🌐 www.adapty.se

Vi hjälper dig säkra den digitala arbetsplatsen – utan att det blir krångligt. 🔐